Искусство управления временем

Окруженные ежедневниками, планировщиками и прочими инструментами, предназначенными для планирования распорядка дня, многие из нас постоянно опаздывают, не успевая выполнять даже рабочие обязанности, не говоря уже о каких-то личных делах или увлечениях. Спешки порождают хроническую усталость, становятся причиной стрессов и недомоганий.

На самом деле управлять временем не так уж и сложно. Достаточно изучить искусство тайм-менеждмента, чтобы научиться успевать выполнять обязанности, оставляя время на то, чтобы наладить личную жизнь и насладиться хорошим отдыхом.

Понятие тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент представляет собой технологию организации управления временем, позволяющую повысить эффективность его использования. Это не просто дисциплина, которую нужно изучать, а стиль жизни, которого необходимо придерживаться всегда, чтобы успевать выполнять рабочие обязанности и уделять внимание личным делам, отдыху и увлечениям. Только при таком подходе можно избежать стрессов, которым подвергаются люди, пребывающие в постоянной спешке, но в итоге так ничего и не успевающие.

Вся суть управления временем состоит в том, чтобы научиться подчинять минуты и часы, а впоследствии всю жизнь настоящим целям, отделив важные жизненные ценности от бесполезных дел, которые занимают много времени, но не приносят эффективных результатов.

Когда нужен тайм-менеджмент

Искусству управления временем должен обучаться каждый человек, желающий меньше уставать, избегать стрессов и находиться в гармонии с собой, достигая всех поставленных целей в указанный срок. Особенное значение имеет корпоративный тайм-менеджмент, позволяющий проанализировать работу сотрудников, чтобы выявить причины нехватки времени.

Тревожными симптомами появления проблем с правильным составлением ежедневного графика можно считать:

Отсутствие четких приоритетов при постановке рабочих задач.
Постоянная спешка, связанная с тем, что сотрудники несвоевременно приступают к работе.
Скопление мелких рутинных дел, отвлекающих от решения крупных важных вопросов.
Сверхурочная работа, так как сотрудники не успевают выполнять свои обязанности в полном объеме за отведенное рабочее время.
Неэффективное использование возможностей и навыков работников в связи с работой не по профилю.
Постоянные телефонные звонки, непрерывный поток посетителей, а также наличие прочих поглотителей времени, отвлекающих персонал от работы.

Принципы тайм-менеджмента

Чтобы планирование рабочего времени проходило успешно и эффективно, должны соблюдаться принципы тайм-менеджмента:

Самостоятельная работа. Разработать и внедрить качественную и грамотную систему управления рабочим временем сможет только сам человек. Эту работу нельзя поручить кому-то другому, ведь никто не в состоянии принять настолько подходящие решения, чтобы подстроить их под образ жизни и потребности конкретного человека.
Индивидуальность. Организовывая личное время, важно придерживаться не общих правил, а индивидуального стиля, учитывающего биоритмы человека, его темперамент, рабочие цели и обязанности. Если человек чувствует себя некомфортно, тайм-менеджмент не будет продуктивным и не принесет желаемого эффекта.
Отслеживание результативности собственной работы. Таким образом, удается выявить те моменты, когда время используется неэффективно, а также обнаружить скрытые резервы для выполнения важных рабочих обязанностей.
Изменение мышления. Необходимо научиться исключать из своего графика бесполезные дела, стремиться к оптимизации рабочих процессов. Однажды поменяв отношение к управлению своим временем, каждый сможет применять приемы и методы тайм-менеджмента в любой сфере жизни.

Приемы тайм-менеджмента или закон принудительной эффективности

Многие просто не понимают, как все успеть. На самом деле все не так уж и сложно, ведь сосредоточенность и целенаправленность являются основными секретами управления временем. Важно начинать работу с выполнения основных дел, приступать к которым лучше последовательно. Если снова возвращаться к брошенному ранее делу, эффективность работы значительно снизится.

Согласно так называемому закону принудительной эффективности, на выполнение всех дел времени не хватит никогда. Поэтому работу всегда следует начинать, приступая к самому важному делу, способному принести наибольшую выгоду.

Все дела можно разделить на несколько групп:

Срочные важные дела. За такую работу нужно браться немедленно, не откладывая в долгий ящик решение задач, пренебрежение которыми принесет проблемы в будущем.
Важные дела, но не срочные. Обычно именно такие дела становятся важными и срочными, если их не выполнить вовремя. Подобная работа играет серьезную роль в долгосрочной перспективе, поэтому для нее также следует предусматривать временной резерв.
Срочные дела, но не слишком важные. Такие дела не имеют долгосрочной перспективы, поэтому при возможности желательно их кому-то перепоручать.
Не важные и не срочные дела не несут серьезных последствий при невыполнении, поэтому могут быть спокойно вычеркнуты из списка.

Стоит заметить, что многие успешные бизнес-консультанты советуют начинать свой рабочий день с решения самых сложных неприятных задач, отложить или перепоручить которые невозможно. В противном случае неприятные эмоции и излишняя напряженность на протяжении для неизбежны, что отрицательно сказывается на эффективности работы.

Преимущества тайм-менеджмента

Грамотное управление временем в любой сфере жизни позволяет получить следующие преимущества:

Повышение производительности труда является главной задачей тайм-менеджмента. Только эффективно расходуя свое время, можно в установленный срок справиться с проблемой, добившись успеха в любом деле.
Возможность контролировать все сферы своей жизни.
Избавление от стрессов, разочарований и хронической усталости. Нехватка времени для выполнения важных дел приводит к тому, что человек чувствует себя виноватым или даже раздраженным. Эффективное управление временем дает возможность расслабиться.
Продуманный распорядок позволяет выделить время не только для работы, но и для отдыха. Когда человек может заниматься любимым делом, качество жизни значительно улучшается.

Тайм-менеджмент – это настоящая наука со своим принципами и законами, которой можно и нужно обучаться. Существуют специальные курсы, благодаря которым каждый научится эффективно распределять свое время, чтобы все успевать.

Тайм-менеджмент уже давно признан современным обществом как мощное средство, позволяющее контролировать все сферы жизни. Положительные результаты, которые дает применение принципов тайм-менеджмента, заметны уже с первых дней. С практикой удается выработать индивидуальный стиль управления временем, позволяющий добиться высокой эффективности при выполнении рабочих задач.